Inglés eficaz para los negocios: Contestar llamadas telefónicas en inglés

El teléfono es una de las herramientas que se usan diariamente en el trabajo. Si tenemos que llevar conversaciones en inglés hay determinadas normas y etiquetas que debemos tener en cuenta.

Estas son algunas de las fórmulas que practicaremos en los ‘roleplays’ 100% en inglés que realizaremos durante los próximos cursos gratuitos de inglés eficaz para los negocios en Vall d’Alba, Albocàsser y Llucena las próximas semanas.  Para abrir boca os recopilamos algunas frases útiles para recepción de llamadas:

Contestar al teléfono / Answering the telephone

  • Busca una forma estándar para comenzar que puedas usar siempre. Ten en cuenta identificar la empresa y decir tu nombre. Ej: Master Incorporated, Susana Morales, may I help you?
  • Si tienes que pasar la llamada a un compañero necesitas saber el nombre de la persona que llama: ‘Yes, he’s in. May I tell him who’s calling, please?’. Y también su empresa: ‘Which company do you call from, please?

Dejar en espera / placing callers on hold

  • Avisa a la persona que llama de que la vas a dejar en espera: ‘Do you mind holding?’ o ‘May I put you on hold?’. Luego espera a escuchar su respuesta ;).
  • Si por el volumen de llamadas no puedes preguntarle si puede esperar usa la frase ‘Please hold’
  • Si la espera es larga comprueba que la persona que ha llamado continua a la espera. Dale la opción de llamar más adelante. ‘Miss García seems to be busy. Would you like to leave a message or would you rather hold the line’
  • Agradece la espera: ‘Thank you for your patience

Transferir una llamada / Transferring calls

  • Una vez hayas contactado con el departamento que atenderá la llamada, vuelve a la persona que ha llamado para informarle del nombre de la persona que le atenderá: ‘I am going to transfer your call to Pedro Salinas from the IT department’.
  • Añade una despedida: ‘Thanks for your call. Have a nice day’Tomar nota / taking phone messages
  • Si la persona con la que quiere hablar no está presente toma el recado: ‘She’s away from her office; may I take your name and number?’

Llamar de nuevo / Calling back

Si la persona desea llamar personalmente debes emplazarla a una hora concreta: ‘I expect her to return by 2:00 p.m. You can reach her between 2 and 5’

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Lenguaje telefónico adecuado/ Proper telephone language

  • Cuando hablamos por teléfono tenemos que prestar atención especial a como hablamos, ya que algunas expresiones directas pueden sonar poco educadas. Por ejemplo es mejor usar fórmulas como ‘Will you please…?’ o ‘Would you please…?’ en lugar de ‘you have to…’ o ‘Why dind’t you…?’.
  • Para referirse a una queja es mejor usar palabras como ‘your question’ o ‘your concern’ o ‘this situation’, en lugar de otras como ‘your problem’ o ‘your complaint’.
  • Evita expresiones muy directas como:
    ‘Hang on’
    ‘Hold on’
    ‘Who’s calling?’
    ‘I can’t hear you, speak up!’
    ‘I can’t help you. You’ll have to speak to someone else’
  • Las siguientes serían más adecuadas:
    ‘May I put you on hold?’
    ‘May I say who is calling, please?’
    ‘I am having a little difficulty hearing you. Can you please speak up?’
    ‘I need to transfer your call to (dept.) so that they can answer your question. May I do so?’

Cerrar una conversación / closing the conversation

  • Agradece la llamada y di adiós: ‘Thank you for your call, good-bye’
  • Evita despedidas más informales como ‘bye-bye’ o ‘ok’.

Lo ideal es poder practicar directamente todas estas fórmulas. Eso es precisamente lo que haremos en los próximos cursos de inglés eficaz para los negocios que comienzan las próximas semanas. Tienen una duración de 20 horas y son gratuitos:

Del 23 de mayo al 7 de junio en Albocàsser

Del 24 de mayo al 7 de junio en Vall d’Alba

Del  15 al 29 de junio en Llucena